Quiz: Você é Um Síndico Eficiente E Eficaz?

A resolução de conflitos é o calcanhar de Aquiles do síndico em diversos empreendimentos. O melhor caminho aqui é sempre se guiar pelo que foi decidido pela coletividade, seja a convenção ou regulamento interno.

Deve-se buscar sempre o caminho da isenção e ouvir as partes envolvidas, mesmo que alguma delas seja mais próxima ao síndico.

• Consulte aqui o nosso Guia sobre Administração de Conflitos

Às vezes, munido de boa vontade de acelerar processos, o síndico pode cometer alguns erros. Executar uma benfeitoria que não seja urgente sem o apoio da assembleia é um deles.

Nesse caso, o correto é apresentar alguns orçamentos para a obra e deixar que a coletividade vote se a melhoria deve ser feita ou não.

• Saiba mais sobre: Autonomia do Síndico para Gastos

A administradora é uma empresa parceira do condomínio e do síndico. É uma prestadora de serviços e deve ser encarada como tal. É claro que deve prover o síndico com informações relevantes sobre o condomínio, mas para que o serviço flua da melhor forma, o síndico também deve saber demandar o que deseja da empresa. Construir um bom diálogo com a empresa é fundamental.

• Acesse aqui nosso Guia sobre Administradoras de Condomínios

A gestão de documentos é algo que deve estar no radar de todo o síndico. É importante saber a papelada que deve estar no condomínio, para tê-la a mão com rapidez sempre que for necessária.

Saiba mais sobre:

• Documentação do condomínio
• Obrigações contábeis do condomínio

É quase impossível um síndico ter 100% de aprovação em um condomínio. Por isso, é importante que o síndico não veja a oposição como algo contra a sua pessoa, mas um grupo de pessoas que pode discordar de suas posições, mas que está preocupado em gerir o condomínio da melhor forma possível.

Trazer essas pessoas para a administração, fazendo parte do conselho consultivo ou de comitês - como o de gestão de obras, de eventos – ajuda a manter a gestão nos trilhos e a oposição trabalhando pelo bem comum, o condomínio.

• Saiba mais em: Como lidar com a oposição

Para o morador que está sempre agindo errado, é importante que o síndico siga o que está previsto no regulamento interno. Geralmente, o que se prevê diante de uma falta, é primeiro uma conversa informal, seguida de advertência –geralmente por escrito – e depois, multa.

Vale lembrar que é importante ter provas para multar o morador, como fotos, vídeos ou testemunhas. E também que se deve dar espaço para o mesmo se defender das acusações.

Saiba mais sobre: Como aplicar multas e advertências

Em se falando de manter o condomínio em ordem, a verdade é que quanto mais se leva a sério a manutenção preventiva, menos problemas o empreendimento irá apresentar – e menos também será gasto com esse tipo de surpresas.

Para que isso seja possível, deve-se contratar prestadores de serviço especializados. Nos contratos acordados devem constar visitas periódicas, para que a empresa verifique in loco, como estão os equipamentos do condomínio.

• Saiba mais em nosso Guia sobre Inspeção Predial

Deve-se sempre levar em consideração as reclamações dos moradores, principalmente quando partirem de diversas pessoas diferentes. Quando um serviço básico não estiver sendo desempenhado a contento, o síndico deve observar se a reclamação procede e pedir ao zelador que informe ao líder daquela área o que deve ser melhorado.

• Saiba mais sobre: Relacionamento entre moradores e funcionários

É importantíssimo que haja um plano de manutenção no condomínio. Com metas para serem seguidas em diferentes prazos, o local fica melhor protegido contra o desgaste, e o zelador ou gerente predial consegue ter um script para seguir.

• Saiba mais em: SíndicoNet TV - Manutenção predial

A análise da inadimplência pode ser a grande saída para diminuir o índice no condomínio. Por isso, saber quais unidades estão devendo, quanto e há quanto tempo pode dar uma boa dimensão do que o condomínio está deixando de ganhar todos os meses – e o que ele poderá executar quando receber esse montante.

Medidas de segurança para o condomínio não são vistas com simpatia, justamente por, geralmente, retardarem a vida dos moradores. Os que não participam de assembleias são aqueles que costumam ter mais dificuldade em entender e seguir esse tipo de procedimentos.

O que vale lembrar aqui é a importância da segurança de todo o empreendimento, e que a vontade da maioria sempre deve prevalecer.

• Saiba mais em nosso Guia sobre Segurança em Condomínios

É importante que o síndico ofereça canais de comunicação com os moradores - o que não significa estar sempre à disposição para o atendimento.

O síndico não precisa estar 24h por dia disponível, mas deve sempre responder aos comentários dos moradores

• Saiba mais sobre: Como atender condôminos

As finanças do condomínio pedem um acompanhamento muito próximo. Por isso, saber o que foi pago no dia seria o cenário ideal. Mas como nem todo o síndico tem essa disponibilidade, o mínimo é que o gestor acompanhe as finanças três vezes durante a semana.

• Consulte aqui o nosso Guia sobre Finanças do Condomínio

Estar preparado para a assembleia é fundamental para que a mesma corra bem. Por isso, antecipar e disponibilizar dados para que os moradores estejam a par do que será discutido colabora para tomar decisões embasadas.

• Saiba mais sobre: Técnicas para uma boa assembleia

Há basicamente dois tipos de devedores: aqueles que costumam atrasar o pagamento, mas que o fazem até o final do mês, e aqueles que não estão pagando. É importante que haja uma estratégia diferente para cada caso.

Uma campanha de conscientização sobre a importância da pontualidade, para os atrasados de plantão, além de ressaltar sobre os prazos para que se entre com uma ação podem surtir o efeito desejado.

• Consulte aqui nosso Guia sobre Inadimplência em Condomínios

Em se tratando de funcionários, deve haver uma hierarquia clara entre os times de limpeza, portaria, segurança e manutenção. E mais importante ainda é que o elo entre o líder de time e o zelador ou gerente predial.

Ter uma organização clara entre os colaboradores permite que cada um conheça seu papel e o desempenha da melhor forma possível.

• Saiba mais em nosso Guia sobre Atribuições dos Funcionários

Quando há um problema, um incidente, é importante que todos saibam o que fazer. Do zelador aos funcionários, passando pelo síndico, todos devem conhecer o seu papel nesse momento.

Na situação destacada na pergunta, principalmente, o condomínio deve contar com um prestador de serviços que esteja disponível mesmo de noite para fazer a manutenção do portão – e evitar que o mesmo fique aberto a noite toda, ou que precise ser aberto e fechado manualmente, o que também deixa o local mais vulnerável a ação de bandidos.

• Saiba mais sobre: Manutenção de portões automáticos

Os cuidados com a inadimplência não devem nunca ‘sair’ da cabeça do síndico. É importante que ele esteja sempre amparado pelas decisões tomadas em assembleia.

Por isso é importante que os parâmetros para lidar com esse tipo de questão já estejam bem estruturados no condomínio.

• Saiba mais em nosso Guia sobre Inadimplência em Condomínios