Archivo Y Gestión Documental

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| By Abigail Del
A
Abigail Del
Community Contributor
Quizzes Created: 1 | Total Attempts: 465
Questions: 10 | Attempts: 473

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Archivo Y Gesti�n Documental - Quiz


Questions and Answers
  • 1. 

    Importancia de los archivos:

    • A.

      Porque custodian, respalda las decisiones y actuaciones que sirven como fuentes fiables para garantizar la transparencia de la Administración Pública.

    • B.

      Los archivos son importantes porque respaldan las decisiones de las autoridades de  la Administración Pública.

    • C.

      Los archivos son importantes porque a través de la documentación respaldan la información requerida. También se puede recopilar alternativas de solución a los problemas de la institución.

    Correct Answer
    C. Los archivos son importantes porque a través de la documentación respaldan la información requerida. También se puede recopilar alternativas de solución a los problemas de la institución.
    Explanation
    The given answer explains that archives are important because they support the required information through documentation. Additionally, archives can also gather alternative solutions to the institution's problems. This highlights the role of archives in providing reliable sources and ensuring transparency in public administration.

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  • 2. 

     Enumere los ciclos de vida del documento desde su producción o recepción:

    • A.

      Archivo de Gestión,  Archivo Central,  Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

    • B.

      Archivo histórico,  archivo de  Gestión y  Archivo Principal.

    • C.

      Archivo Intermedio, Archivo Central, Archivo Secundario, Archivo Histórico y Archivo de Gestión.

    Correct Answer
    A. Archivo de Gestión,  Archivo Central,  Archivo Intermedio y Archivo Histórico.
    Explanation
    The correct answer is "Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico." This answer lists the correct order of the document life cycles, starting from production or reception. The document first goes to the Archivo de Gestión, which is the management file where active documents are stored. Then, it moves to the Archivo Central, which is the central file where semi-active documents are kept. After that, it goes to the Archivo Intermedio, which is the intermediate file where inactive documents are stored. Finally, it reaches the Archivo Histórico, which is the historical file where permanent and valuable documents are preserved.

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  • 3. 

    Valoración del documento:

    • A.

      La valoración del documento nos permite determinar las actividades de la institución en la que se generan los documentos.

    • B.

      Es una necesidad  de conocimiento de la entidad a fin de determinar  la importancia de los documentos.

    • C.

      Es una actividad intelectual que se basa en el conocimiento de las facultades, atribuciones y procedimientos de la entidad a fin de determinar la importancia de los documentos.

    Correct Answer
    C. Es una actividad intelectual que se basa en el conocimiento de las facultades, atribuciones y procedimientos de la entidad a fin de determinar la importancia de los documentos.
    Explanation
    The correct answer is the last option provided in the text. It states that document evaluation is an intellectual activity that relies on knowledge of the entity's faculties, powers, and procedures in order to determine the importance of the documents. This explanation aligns with the information provided in the text, which mentions that document evaluation is necessary for understanding the activities of the institution and determining the significance of the documents.

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  • 4. 

    Las entidades públicas deberán llenar un formulario que contendrá los siguientes datos:

    • A.

      Datos generales, datos históricos de la entidad que custodia la información, datos de los archivos y condiciones de acceso.

    • B.

      Datos históricos de la entidad que custodia la información, datos generales y nombre de la entidad que custodia la información y datos de los archivos.

    • C.

      Datos generales, correo electrónico  de contacto, condiciones de acceso y dirección completa.

    Correct Answer
    A. Datos generales, datos históricos de la entidad que custodia la información, datos de los archivos y condiciones de acceso.
    Explanation
    The correct answer is "Datos generales, datos históricos de la entidad que custodia la información, datos de los archivos y condiciones de acceso." This is because the question is asking for the order in which the entities should fill out the form. The given answer lists the required information in the correct sequence, starting with general information, followed by historical data of the entity, then data of the files, and finally the conditions of access.

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  • 5. 

    Gestión de documentos electrónicos y digitales. Las entidades públicas deberán considerar el siguiente proceso:

    • A.

      Acceso y difusión, preservación, gestión y producción.

    • B.

      Producción, gestión, preservación, acceso, difusión.

    • C.

      Preservación, gestión, conservación documental, creación.

    Correct Answer
    B. Producción, gestión, preservación, acceso, difusión.
    Explanation
    The correct answer is "Producción, gestión, preservación, acceso, difusión." This sequence represents the correct process for electronic and digital document management. It starts with the production of documents, followed by their management, preservation, and then allows for access and dissemination of the documents. This order ensures that documents are created, organized, protected, and made available to the appropriate users.

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  • 6. 

    Ámbito de aplicación de la Regla Técnica.

    • A.

      La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los archivos Público, será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado de que  el Estado tenga participación económica

    • B.

      La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los archivos públicos, será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado.

    • C.

      La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los archivos públicos, será de uso en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado de que  el Estado tenga participación.

    Correct Answer
    A. La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los archivos Público, será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado de que  el Estado tenga participación económica
    Explanation
    The correct answer states that the National Technical Rule for the Organization and Maintenance of Public Archives will be mandatory in all public and private organizations, entities, and institutions in which the State has economic participation. This means that the rule applies to all entities that receive funding or have any financial involvement with the government.

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  • 7. 

    Caracterizas de un documento de archivo.

    • A.

      Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

    • B.

      Autenticidad, conservación, seguridad, disponibilidad e integridad.

    • C.

      Autenticidad, fiabilidad, duración, integridad y disponibilidad.

    Correct Answer
    A. Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
    Explanation
    A document de archivo must have authenticity, reliability, integrity, and availability. These characteristics ensure that the document is genuine, trustworthy, complete, and accessible when needed.

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  • 8. 

    Proceso de la Gestión de Archivo

    • A.

      Gestión de la Administración documental, Gestión de planificación, Gestión archivística, Gestión de la Conservación  Documental y Gestión de los Servicios Documentales.

    • B.

      Gestión de la Administración documental, Gestión archivística, Gestión de la Conservación  Documental y Gestión de los Servicios Documentales.

    • C.

      Gestión de la Administración documental, Gestión archivística, Gestión de la Conservación  Documental, Gestión de  Aplicación y Gestión de los Servicios Documentales.

    Correct Answer
    B. Gestión de la Administración documental, Gestión archivística, Gestión de la Conservación  Documental y Gestión de los Servicios Documentales.
    Explanation
    The correct answer is "Gestión de la Administración documental, Gestión archivística, Gestión de la Conservación Documental y Gestión de los Servicios Documentales." This answer includes all the components of the "Proceso de la Gestión de Archivo" (File Management Process) mentioned in the question. It covers the management of document administration, archival management, conservation management, and management of document services.

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  • 9. 

     Un documento es un registro de información producida o recibida que puede tener distintos valores:

    • A.

      Administrativos, contables, fiscales, legales, informativos, históricos y de conservación.

    • B.

      Administrativos, contables, fiscales,  de trámite, legales, informativos e históricos.

    • C.

      Administrativos, contables, fiscales, legales, informativos e históricos.

    Correct Answer
    C. Administrativos, contables, fiscales, legales, informativos e históricos.
    Explanation
    The correct answer is "Administrativos, contables, fiscales, legales, informativos e históricos." This answer includes all the different types of values that a document can have, such as administrative, accounting, fiscal, legal, informative, and historical.

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  • 10. 

    El objetivo de la Regla Técnica es:

    • A.

      Normar el mantenimiento del ciclo de vida de la información y de cada etapa de la documentación.

    • B.

      Normar cada una de las etapas del ciclo de vida  de la información.

    • C.

      Normar cada una de las etapas del ciclo de vida  de la información.

    Correct Answer
    C. Normar cada una de las etapas del ciclo de vida  de la información.
    Explanation
    The correct answer is "Normar cada una de las etapas del ciclo de vida de la información." This means that the objective of the Technical Rule is to standardize each of the stages of the information life cycle. This implies that the Technical Rule aims to establish guidelines and regulations for each phase of the information's life cycle, ensuring consistency and quality throughout the process.

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  • Current Version
  • Mar 21, 2023
    Quiz Edited by
    ProProfs Editorial Team
  • Sep 08, 2020
    Quiz Created by
    Abigail Del
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