Latihan Soal Un Administrasi Perkantoran

1. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah.......

Ms. Office Word

Ms. Office Excel

Ms. Office Power Point

Ms. Office Access

Ms. Office Publisher

Ms. Office Excel is the appropriate software for managing small cash funds and creating financial reports. Excel is a spreadsheet program that allows users to organize and calculate numerical data efficiently. It provides various functions and formulas that can be used to perform calculations and create tables, charts, and graphs. This makes it suitable for managing and analyzing financial data, such as tracking expenses, creating budgets, and generating financial reports. Ms. Office Word, Power Point, Access, and Publisher are not specifically designed for financial management and may not have the necessary features and tools required for this task.

Explanation

Ms. Office Excel is the appropriate software for managing small cash funds and creating financial reports. Excel is a spreadsheet program that allows users to organize and calculate numerical data efficiently. It provides various functions and formulas that can be used to perform calculations and create tables, charts, and graphs. This makes it suitable for managing and analyzing financial data, such as tracking expenses, creating budgets, and generating financial reports. Ms. Office Word, Power Point, Access, and Publisher are not specifically designed for financial management and may not have the necessary features and tools required for this task.

2. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah…...........

Lemari

Filling Cabinet

Laci kartu

Locker

Cabinet peraga

A filling cabinet is the correct answer because it is a type of office furniture that typically has multiple drawers, usually four, and is used to store and organize files and documents. The dimensions mentioned in the question (25 x 35 cm) are commonly used for standard file folders, which can easily fit into the drawers of a filling cabinet.

Explanation

A filling cabinet is the correct answer because it is a type of office furniture that typically has multiple drawers, usually four, and is used to store and organize files and documents. The dimensions mentioned in the question (25 x 35 cm) are commonly used for standard file folders, which can easily fit into the drawers of a filling cabinet.

3. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah .......

akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian

SIM, KTP, akte kelahiran

curiculum vitae, C1, proposal

akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae

surat kelahiran, surat lamaran, check

The correct answer is SIM, KTP, akte kelahiran. These documents are considered personal because they contain sensitive information about an individual such as their identity, birth details, and driving privileges. They are not public documents like surat keputusan or surat ijin, which are issued by authorities for various purposes. Similarly, curiculum vitae, C1, and proposal are not personal documents but rather professional or official documents used for job applications or formal proposals. Surat kelahiran and surat lamaran are personal to some extent but do not include identification or legal information like SIM, KTP, or akte kelahiran.

Explanation

The correct answer is SIM, KTP, akte kelahiran. These documents are considered personal because they contain sensitive information about an individual such as their identity, birth details, and driving privileges. They are not public documents like surat keputusan or surat ijin, which are issued by authorities for various purposes. Similarly, curiculum vitae, C1, and proposal are not personal documents but rather professional or official documents used for job applications or formal proposals. Surat kelahiran and surat lamaran are personal to some extent but do not include identification or legal information like SIM, KTP, or akte kelahiran.

4. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah….......

Stapler

Gunting

Shredder

Cutter

Snelhecter

The correct answer is "Shredder" because a shredder is specifically designed to destroy paper documents by cutting them into small pieces. It is a more efficient and secure method compared to using a stapler, scissors, or cutter, which may not completely destroy the document and could potentially leave sensitive information readable. Snelhecter is not a known tool, so it is not a suitable option.

Explanation

The correct answer is "Shredder" because a shredder is specifically designed to destroy paper documents by cutting them into small pieces. It is a more efficient and secure method compared to using a stapler, scissors, or cutter, which may not completely destroy the document and could potentially leave sensitive information readable. Snelhecter is not a known tool, so it is not a suitable option.

5. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu atau pelanggan, yaitu….........

kontak mata secara langsung

tatapan mata bersahabat

tatapan mata kosong

tatapan mata disertai senyuman

tatapan mata berbinar

Karyawan seharusnya menghindari tatapan mata kosong terhadap tamu atau pelanggan karena dapat memberikan kesan tidak ramah, tidak peduli, atau tidak berminat dalam berinteraksi. Tatapan mata yang kosong tidak menunjukkan adanya perhatian atau kehadiran yang aktif dalam percakapan atau pelayanan kepada tamu atau pelanggan. Sebaliknya, karyawan sebaiknya menggunakan tatapan mata secara langsung, bersahabat, atau disertai senyuman untuk menciptakan hubungan yang baik dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada tamu atau pelanggan.

Explanation

Karyawan seharusnya menghindari tatapan mata kosong terhadap tamu atau pelanggan karena dapat memberikan kesan tidak ramah, tidak peduli, atau tidak berminat dalam berinteraksi. Tatapan mata yang kosong tidak menunjukkan adanya perhatian atau kehadiran yang aktif dalam percakapan atau pelayanan kepada tamu atau pelanggan. Sebaliknya, karyawan sebaiknya menggunakan tatapan mata secara langsung, bersahabat, atau disertai senyuman untuk menciptakan hubungan yang baik dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada tamu atau pelanggan.

6. Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah dengan…........

masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment

masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft

masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox

masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent

masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash

To view incoming emails when handling mail sent via email, the correct sequence is to first log in to the email service website, then open the email, and finally click on the Inbox. This is where incoming emails are typically stored and can be accessed.

Explanation

To view incoming emails when handling mail sent via email, the correct sequence is to first log in to the email service website, then open the email, and finally click on the Inbox. This is where incoming emails are typically stored and can be accessed.

7. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat adalah buku .........

Agenda

Verbal

Kleper

Ekspedisi

Jurnal

In the handling of letters according to the agenda book system, the book used to deliver the letter is called "ekspedisi". This suggests that "ekspedisi" is the correct answer as it is the term used specifically for the book used in delivering letters.

Explanation

In the handling of letters according to the agenda book system, the book used to deliver the letter is called "ekspedisi". This suggests that "ekspedisi" is the correct answer as it is the term used specifically for the book used in delivering letters.

8. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system…..............

Imprest

Fluktuasi

Rutin

Tabelaris

Tepat

The correct answer is "Imprest." In the given question, it is mentioned that a small amount of money is given every month in a fixed amount. This is known as the imprest system, which refers to the practice of maintaining a fixed amount of money for regular expenses and replenishing it as needed.

Explanation

The correct answer is "Imprest." In the given question, it is mentioned that a small amount of money is given every month in a fixed amount. This is known as the imprest system, which refers to the practice of maintaining a fixed amount of money for regular expenses and replenishing it as needed.

9. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...........

500 buah

400 buah

365 buah

265 buah

100 buah

Apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci dalam sistem penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, maka folder yang disediakan sejumlah 365 buah. Ini karena setiap tahun memiliki 365 hari dalam satu tahun.

Explanation

Apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci dalam sistem penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, maka folder yang disediakan sejumlah 365 buah. Ini karena setiap tahun memiliki 365 hari dalam satu tahun.

10. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip…......

tingkat pengawasan

pendelegasian wewenang

pembagian kerja

kesatuan perintah

koordinasi

Pembahasan :
Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

Explanation

Pembahasan :
Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

11. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….......

menekan tombol star

menekan tombol numeric

meletakkan naskah pada kaca

menekan tombol exposure

menekan tombol off

Pembahasan :
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb :
1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah.
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Explanation

Pembahasan :
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb :
1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah.
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

12. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang tepat digunakan adalah ..........

buku ekspedisi intern

stop map folio

lembar disposisi

map snelhecter

buku Ekspedisi ekstern

The correct answer is "buku ekspedisi intern." This is because buku ekspedisi intern is a suitable tool for distributing documents/letters to work units within an organization.

Explanation

The correct answer is "buku ekspedisi intern." This is because buku ekspedisi intern is a suitable tool for distributing documents/letters to work units within an organization.

13. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah…..........

gedung, mesin fotocopy dan finger print

mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil

pensil, kertas dan tinta

gedung, ruangan dan peralatan

lukisan, jam dinding, kalender

The correct answer is "gedung, ruangan, dan peralatan" because these are the essential elements needed for a smooth office operation. A building provides a physical space for the office, while rooms provide separate areas for different activities. Equipment or tools are necessary for carrying out tasks efficiently.

Explanation

The correct answer is "gedung, ruangan, dan peralatan" because these are the essential elements needed for a smooth office operation. A building provides a physical space for the office, while rooms provide separate areas for different activities. Equipment or tools are necessary for carrying out tasks efficiently.

14. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.......... Pernyataan tersebut merupakan pengertian arsip dari .....

UU No. 1 tahun 1971

UU No. 23 Tahun 2014

UU No. 34 tahun 2009

UU No. 1 tahun 2009

UU No. 34 Tahun 2014

The correct answer is UU No. 34 tahun 2009. This is because the statement mentions "perkembangan teknologi informasi dan komunikasi", which indicates that the definition of archives is based on the development of information and communication technology. The UU No. 34 tahun 2009 is the most recent law among the options provided, suggesting that it is more likely to address the current advancements in technology.

Explanation

The correct answer is UU No. 34 tahun 2009. This is because the statement mentions "perkembangan teknologi informasi dan komunikasi", which indicates that the definition of archives is based on the development of information and communication technology. The UU No. 34 tahun 2009 is the most recent law among the options provided, suggesting that it is more likely to address the current advancements in technology.

15. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data .......

Primer

Sekunder

Kontinue

Internal

Eksternal

Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur

Explanation

Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua, antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur

16. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut: (1) Dari bandara Cengkareng langsung ke PT Sucofindo untuk menemui Direktur PT Sucofindo pada pukul 08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta pada tanggal 5 Maret pukul 11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional "Teknologi Komunikasi" di Universitas Pembangunan Jaya pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4) Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5) Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah......

1 – 2 – 3 – 4 – 5

4 – 2 – 3 – 5 – 1

1 – 3 – 2 – 4 – 5

4 – 1 – 2 – 3 – 5

The correct order of the business trip schedule is 4 - 1 - 2 - 3 - 5. The first activity is to depart from Yogyakarta at 06.00 with Garuda flight GA. 235. Then, the second activity is to go directly to PT Sucofindo to meet the director at 08.30. After that, the third activity is a meeting with the Head of the DKI Jakarta Industry Office on March 5th at 11.00, followed by lunch. The fourth activity is to become a speaker at the "Communication Technology" national seminar at Universitas Pembangunan Jaya on March 6th from 10.00 to 14.00. Lastly, the fifth activity is to return to Yogyakarta at 17.00 with Garuda flight GA. 245.

Explanation

The correct order of the business trip schedule is 4 - 1 - 2 - 3 - 5. The first activity is to depart from Yogyakarta at 06.00 with Garuda flight GA. 235. Then, the second activity is to go directly to PT Sucofindo to meet the director at 08.30. After that, the third activity is a meeting with the Head of the DKI Jakarta Industry Office on March 5th at 11.00, followed by lunch. The fourth activity is to become a speaker at the "Communication Technology" national seminar at Universitas Pembangunan Jaya on March 6th from 10.00 to 14.00. Lastly, the fifth activity is to return to Yogyakarta at 17.00 with Garuda flight GA. 245.

17. Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak perlu diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah…......

rambut panjang diikat atau disanggul

tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris

menggunakan make up secara sederhana

badan selalu bersih dan tampak segar

mengenakan pakaian sesuai selera

The correct answer is "mengenakan pakaian sesuai selera". This means that employees should dress according to their own preferences in order to create a harmonious appearance. The other options, such as tying or putting up long hair, not excessive use of accessories, using simple makeup, and having a clean and fresh body, are all important factors to consider in maintaining a professional appearance. However, the question specifically asks about what is not necessary to pay attention to, and wearing clothes according to personal preference is not a requirement for a harmonious appearance.

Explanation

The correct answer is "mengenakan pakaian sesuai selera". This means that employees should dress according to their own preferences in order to create a harmonious appearance. The other options, such as tying or putting up long hair, not excessive use of accessories, using simple makeup, and having a clean and fresh body, are all important factors to consider in maintaining a professional appearance. However, the question specifically asks about what is not necessary to pay attention to, and wearing clothes according to personal preference is not a requirement for a harmonious appearance.

18. Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor .......

Desimal Dewey

Terminal Digit

Buku arsip

Klasifikasi

Buku agenda

In the activity of archiving, before being stored, letters are given the code number 2537, which means that the letter will be stored according to the Dewey Decimal system. The Dewey Decimal system is a classification system used in libraries to organize books and other materials based on subject categories. It uses a numerical system to assign a unique number to each subject, allowing for easy retrieval and organization of materials. Therefore, the correct answer is Desimal Dewey.

Explanation

In the activity of archiving, before being stored, letters are given the code number 2537, which means that the letter will be stored according to the Dewey Decimal system. The Dewey Decimal system is a classification system used in libraries to organize books and other materials based on subject categories. It uses a numerical system to assign a unique number to each subject, allowing for easy retrieval and organization of materials. Therefore, the correct answer is Desimal Dewey.

19. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang disediakan adalah ..........

10000 buah

1000 buah

100 BUAH

50 buah

10 buah

Pembahasan :
Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah (Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder).
Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUMAS

Explanation

Pembahasan :
Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah (Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder).
Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUMAS

20. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan….........

orginating-recording

Clasifiying

Sorting

Communicating

Reproducing

Pembahasan :
Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating – Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
c. Sorting (Penyusunan). Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya.
d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating.
e. Summarizing (Penyusunan Laporan). Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.
f. Storing (Penyimpanan). Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen.
g. Retrieving (Pencarian). Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer.
h. Communicating (Komunikasi). Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.
i. Reproducing (Penggandaan). Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape.

Explanation

Pembahasan :
Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating – Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
c. Sorting (Penyusunan). Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya.
d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating.
e. Summarizing (Penyusunan Laporan). Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.
f. Storing (Penyimpanan). Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen.
g. Retrieving (Pencarian). Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer.
h. Communicating (Komunikasi). Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.
i. Reproducing (Penggandaan). Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape.

21. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula adalah….......

Ditulis namanya

ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan

ditulis nama peserta yang bersangkutan

dibuat daftar hadir dan dilampirkan

ditulis jumlah dan nama peserta

The correct answer is "dibuat daftar hadir dan dilampirkan" because when there are 10 participants in a meeting, it is common practice to create a list of attendees and attach it to the minutes of the meeting. This helps to keep a record of who was present at the meeting for future reference.

Explanation

The correct answer is "dibuat daftar hadir dan dilampirkan" because when there are 10 participants in a meeting, it is common practice to create a list of attendees and attach it to the minutes of the meeting. This helps to keep a record of who was present at the meeting for future reference.

22. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:...

Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang telepon

Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

The correct answer is to lift the phone receiver, prepare a pen and notepad, dial the intended number, deliver the message, say thank you, end the conversation, and put down the phone receiver. This sequence of steps ensures that the caller is prepared with the necessary tools to take notes during the call, expresses gratitude, and properly ends the conversation before hanging up the phone.

Explanation

The correct answer is to lift the phone receiver, prepare a pen and notepad, dial the intended number, deliver the message, say thank you, end the conversation, and put down the phone receiver. This sequence of steps ensures that the caller is prepared with the necessary tools to take notes during the call, expresses gratitude, and properly ends the conversation before hanging up the phone.

23. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak, maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah…

Risograph

Mesin stensil

Mesin fotokopi

scanner

mesin offset

Risograph is the most suitable office machine for duplicating documents with the best results and in large quantities. It is specifically designed for high-volume printing and offers fast printing speeds, low cost per page, and excellent image quality. Unlike other options like stencil machines or photocopiers, Risograph is known for its efficiency and reliability in producing large quantities of documents without compromising on quality. Additionally, it has the advantage of being able to print in various colors, making it a versatile choice for office printing needs.

Explanation

Risograph is the most suitable office machine for duplicating documents with the best results and in large quantities. It is specifically designed for high-volume printing and offers fast printing speeds, low cost per page, and excellent image quality. Unlike other options like stencil machines or photocopiers, Risograph is known for its efficiency and reliability in producing large quantities of documents without compromising on quality. Additionally, it has the advantage of being able to print in various colors, making it a versatile choice for office printing needs.

24. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi adalah…........

menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan

membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

mempercepat perkembangan organisasi

memberikan pelayanan terhadap staf

memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif

The given correct answer is "memberikan pelayanan terhadap staf". This is because the other options all describe functions of office work in an organization, such as providing information for decision-making, assisting in the overall development of the organization, and facilitating the smooth running of operational work. However, providing services to staff is not a specific function of office work in an organization.

Explanation

The given correct answer is "memberikan pelayanan terhadap staf". This is because the other options all describe functions of office work in an organization, such as providing information for decision-making, assisting in the overall development of the organization, and facilitating the smooth running of operational work. However, providing services to staff is not a specific function of office work in an organization.

25. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ..........

Lingkaran

Persegi empat

Huruf U

Workshop

Klasikal

Pembahasan :
Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb :
a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
d. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok.

Explanation

Pembahasan :
Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb :
a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U.
d. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok.

26. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan..........

Praktis

Fisik

Emosional

Ekonomis

Psikis

The given answer "Fisik" is correct because the facilities mentioned in the question, such as the layout of the room, lobby area, and floor plans, are physical amenities provided by an institution to fulfill the physical needs of customers. These facilities contribute to the convenience and comfort of the customers in a tangible, physical way.

Explanation

The given answer "Fisik" is correct because the facilities mentioned in the question, such as the layout of the room, lobby area, and floor plans, are physical amenities provided by an institution to fulfill the physical needs of customers. These facilities contribute to the convenience and comfort of the customers in a tangible, physical way.

27. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah didasarkan pada banyaknya ..........

Masalah utama

Masalah pembantu

Masalah surat

Sub sub masalah

Perihal surat

The correct answer is "Masalah utama". The question is asking about the basis for determining the number of drawers provided in the filing system according to the Masalah system. The term "Masalah utama" translates to "main problem" in English, suggesting that the number of drawers is determined by the main problem being addressed in the filing system.

Explanation

The correct answer is "Masalah utama". The question is asking about the basis for determining the number of drawers provided in the filing system according to the Masalah system. The term "Masalah utama" translates to "main problem" in English, suggesting that the number of drawers is determined by the main problem being addressed in the filing system.

28. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah…....

Printer dotmatriks

Printer inkjet

Printer laser

Printer buble jet

Printer laser dan inkjet

a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan. Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin stensil.

b. Printer InkJet – Deskjet – BubleJet. Inkjet Printer adalah alat cetak yang menggunakan tinta untuk mencetak. Inkjet yang tersedia di pasaran saat ini memiliki kemampuan untuk mencetak sampai ukuran kertas yang sangat besar, dan dengan kualitas yang sangat baik. Resolusi printer inkjet saat ini dapat mencapai 5760×1440 dpi. Pada printer jenis Ink jet menggunakan teknologi dor on demand, yaitu dengan cara menyemprotkan titik titik kecil tinta pada kertas melalui nozzle atau lubang pipa yang sangat kecil. Teknologi lainnya yang dikembangkan oleh produsen printer seperti Canon dan HP dengan menggunakan panas, panas tersebut dapat membuat gelembung-gelembung tinta sehingga jika semakin panas akan semakin menekan tinta ke nozzle yang ditentukan dan tercetak pada kertas. Karena menggunakan tinta cairan hasil cetaknya menunggu beberapa detik agar bisa kering.
c. Printer LaserJet. LaserJet merupakan jenis printer yang paling bagus kualitasnya di banding dua jenis printer sebelumnya. Alat mencetaknya tidak menggunakan tinta melainkan menggunakan bubuk toner dan pencetakan menggunakan infra merah.
Printer ini juga menawarkan kecepatan pencetakan yang tinggi. Bahkan mesin yang tergolong kelas rendah dari golongan laser inipun masih memiliki kecepatan yang tinggi dibandingkan dengan printer Ink Jet atau Dot Matrix. Minimal dua kali lebih cepat dari printer inkjet. Kerja printer laser mirip dengan mesin fotocopy, yaitu menggunakan photographic drum. Kualitas cetakan yang dihasilkan selain cepat juga cukup tajam.

Explanation

a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan. Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin stensil.

b. Printer InkJet – Deskjet – BubleJet. Inkjet Printer adalah alat cetak yang menggunakan tinta untuk mencetak. Inkjet yang tersedia di pasaran saat ini memiliki kemampuan untuk mencetak sampai ukuran kertas yang sangat besar, dan dengan kualitas yang sangat baik. Resolusi printer inkjet saat ini dapat mencapai 5760×1440 dpi. Pada printer jenis Ink jet menggunakan teknologi dor on demand, yaitu dengan cara menyemprotkan titik titik kecil tinta pada kertas melalui nozzle atau lubang pipa yang sangat kecil. Teknologi lainnya yang dikembangkan oleh produsen printer seperti Canon dan HP dengan menggunakan panas, panas tersebut dapat membuat gelembung-gelembung tinta sehingga jika semakin panas akan semakin menekan tinta ke nozzle yang ditentukan dan tercetak pada kertas. Karena menggunakan tinta cairan hasil cetaknya menunggu beberapa detik agar bisa kering.
c. Printer LaserJet. LaserJet merupakan jenis printer yang paling bagus kualitasnya di banding dua jenis printer sebelumnya. Alat mencetaknya tidak menggunakan tinta melainkan menggunakan bubuk toner dan pencetakan menggunakan infra merah.
Printer ini juga menawarkan kecepatan pencetakan yang tinggi. Bahkan mesin yang tergolong kelas rendah dari golongan laser inipun masih memiliki kecepatan yang tinggi dibandingkan dengan printer Ink Jet atau Dot Matrix. Minimal dua kali lebih cepat dari printer inkjet. Kerja printer laser mirip dengan mesin fotocopy, yaitu menggunakan photographic drum. Kualitas cetakan yang dihasilkan selain cepat juga cukup tajam.

29. Suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ........

Abjad

Masalah

Nomor

Kronologis

Geografis

Perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM memiliki banyak data dan informasi yang perlu diarsipkan. Dalam pengelolaan arsip, sistem nomor lebih tepat digunakan karena dapat memberikan urutan dan identifikasi yang jelas. Dengan menggunakan nomor, perusahaan dapat dengan mudah mencari dan mengelompokkan arsip berdasarkan kategori atau jenis tertentu. Selain itu, sistem nomor juga memudahkan dalam melakukan pemeliharaan dan pengawasan terhadap arsip yang ada.

Explanation

Perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM memiliki banyak data dan informasi yang perlu diarsipkan. Dalam pengelolaan arsip, sistem nomor lebih tepat digunakan karena dapat memberikan urutan dan identifikasi yang jelas. Dengan menggunakan nomor, perusahaan dapat dengan mudah mencari dan mengelompokkan arsip berdasarkan kategori atau jenis tertentu. Selain itu, sistem nomor juga memudahkan dalam melakukan pemeliharaan dan pengawasan terhadap arsip yang ada.

30. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ....

Undangan rapat

daftar hadir rapat

agenda rapat

makalah

notula rapat

The given options are all documents that are typically provided before a meeting except for "notula rapat." Notula rapat refers to the minutes or summary of the meeting that is created after the meeting has taken place. It is a record of the discussions, decisions, and actions taken during the meeting. Therefore, it is not provided before the meeting but is created afterwards.

Explanation

The given options are all documents that are typically provided before a meeting except for "notula rapat." Notula rapat refers to the minutes or summary of the meeting that is created after the meeting has taken place. It is a record of the discussions, decisions, and actions taken during the meeting. Therefore, it is not provided before the meeting but is created afterwards.

31. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah ..........

partisipasi aktif dari peserta

selalu dalam pengawasan pimpinan

perdebatan berdasarkan argumentasi

suasana terbuka

tidak ada monopoli

Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas

Explanation

Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas

32. (1) membuat surat permohonan, (2) surat diserahkan ke bendahara, (3) didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang, (6) meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala, (7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian, (8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah….

1,2,3,4,5,6,7,8

2,3,4,5,6,7,8,1

1,5,2,6,7,8,4,3

1,2,5,6,7,8,4,3

1,2,7,5,4,3,8,6

Pembahasan :
Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

Explanation

Pembahasan :
Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

33. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu....

Segera menyampaikan permohonan maaf

Melayani pelanggan yang datang duluan

Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu

Mendengarkan keluhan pelanggan

Dimohon sabar untuk menunggu giliran

When faced with multiple customers who all want to be served first, the best course of action for a receptionist is to ask for assistance from other staff members. This allows for a more efficient and timely service for all customers. Apologizing, listening to complaints, or asking customers to wait patiently may not effectively address the issue of serving all customers simultaneously. Therefore, asking for help from other staff members is the most appropriate action in this situation.

Explanation

When faced with multiple customers who all want to be served first, the best course of action for a receptionist is to ask for assistance from other staff members. This allows for a more efficient and timely service for all customers. Apologizing, listening to complaints, or asking customers to wait patiently may not effectively address the issue of serving all customers simultaneously. Therefore, asking for help from other staff members is the most appropriate action in this situation.

34. "If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer" maksudnya "apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan". Oleh karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal adalah…........

memperoleh pelayanan yang sesuai

pelayanan yang cepat dan tepat

mendapatkan pelayanan yang adil

mendapatkan pelayanan yang ramah

perlakuan terhadap pegawai secara adil

The correct answer is "perlakuan terhadap pegawai secara adil" because if employees are not treated fairly, they will not be satisfied and this can negatively impact their performance and attitude towards customers. Treating employees fairly and respectfully is important in creating a positive work environment and ensuring employee satisfaction, which in turn can lead to satisfied customers.

Explanation

The correct answer is "perlakuan terhadap pegawai secara adil" because if employees are not treated fairly, they will not be satisfied and this can negatively impact their performance and attitude towards customers. Treating employees fairly and respectfully is important in creating a positive work environment and ensuring employee satisfaction, which in turn can lead to satisfied customers.

35. Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah….....

mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama

menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai

mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan

The correct answer is "mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama." This answer is correct because it accurately describes one of the functions of personnel management, which is to organize and manage the workforce needed for collaborative efforts. This involves tasks such as recruitment, selection, training, and performance management to ensure that the right employees are in place to achieve the goals of the organization.

Explanation

The correct answer is "mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama." This answer is correct because it accurately describes one of the functions of personnel management, which is to organize and manage the workforce needed for collaborative efforts. This involves tasks such as recruitment, selection, training, and performance management to ensure that the right employees are in place to achieve the goals of the organization.

36. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ..............

menyortir, membuka sampul , mengagenda

membuka sampul, mengagenda, mendisposisi

mengagenda, membaca isi, mendisposisi

menyortir, mengagenda, mendisposisi

membuka sampul, membaca surat, mengagenda

After the recipient has marked the receipt from the sender, the next step in handling incoming mail according to the agenda book system is to sort, schedule, and dispose of it.

Explanation

After the recipient has marked the receipt from the sender, the next step in handling incoming mail according to the agenda book system is to sort, schedule, and dispose of it.

37. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah....

setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan pekerjaan

setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya

setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien

setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya

untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja

The correct answer is "setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien". This statement does not pertain to the role of safety, health, and workplace safety. It focuses on the efficient and safe use of production resources, which is not directly related to the protection and well-being of workers.

Explanation

The correct answer is "setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien". This statement does not pertain to the role of safety, health, and workplace safety. It focuses on the efficient and safe use of production resources, which is not directly related to the protection and well-being of workers.

38. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah .........

singkat, jelas, padat, berisi

jelas, lengkap, berbobot, sopan

jelas, lugas, menarik, sopan

singkat, padat, sopan, santun

jelas, bermakna, menarik, singkat

The correct answer is "jelas, bermakna, menarik, singkat". This is because a good letter should be clear and meaningful, capturing the reader's attention while still being concise.

Explanation

The correct answer is "jelas, bermakna, menarik, singkat". This is because a good letter should be clear and meaningful, capturing the reader's attention while still being concise.

39. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah…....

Ms. Office Word

Ms. Office Excel

Ms. Office Power Point

Ms. Office Access

Ms. Office Publisher

Ms. Office Word is the correct answer because it is the software specifically designed for creating and editing documents. While Excel is used for data analysis and calculations, Power Point is used for creating presentations, Access is used for managing databases, and Publisher is used for designing and publishing materials, Word is the most suitable software for preparing presentations by including text, images, and other multimedia elements.

Explanation

Ms. Office Word is the correct answer because it is the software specifically designed for creating and editing documents. While Excel is used for data analysis and calculations, Power Point is used for creating presentations, Access is used for managing databases, and Publisher is used for designing and publishing materials, Word is the most suitable software for preparing presentations by including text, images, and other multimedia elements.

40. Prosedur untuk melakukan penyimpanan file/dokumen dengan sistem nomor adalah...

Memeriksa – mengindeks – mengkode – Menyortir – Menempatkan

Mengindeks – Memeriksa – Mengkode – Menyortir – Menempatkan

Menyortir – memeriksa – mengindeks – mengkode – menempatkan

Memeriksa – menyortir – Mengindeks – mengkode – menyimpan

Memeriksa – mengindeks – menyortir – mengkode – menyimpan

The correct answer is "Memeriksa – mengindeks – mengkode – Menyortir – Menempatkan." This sequence of steps describes the procedure for storing files/documents with a numbering system. The first step is to check the file, followed by indexing it, encoding it, sorting it, and finally placing it in its designated location. This order ensures that the files are organized and can be easily retrieved when needed.

Explanation

The correct answer is "Memeriksa – mengindeks – mengkode – Menyortir – Menempatkan." This sequence of steps describes the procedure for storing files/documents with a numbering system. The first step is to check the file, followed by indexing it, encoding it, sorting it, and finally placing it in its designated location. This order ensures that the files are organized and can be easily retrieved when needed.