Latihan Soal Un Administrasi Perkantoran (2)

The correct answer is "Sering menanya barang yang ketinggalan aman dan tidak mudah dirayu." This is because elderly customers tend to be forgetful and may frequently ask about items that they have left behind or misplaced. They are also less likely to be easily persuaded or influenced by sales tactics, making them less susceptible to impulse buying.

Having a clean and tidy appearance is one way to create a positive and attractive impression in front of colleagues and customers. This shows professionalism and attention to detail, which can help build trust and confidence. A clean and tidy appearance also reflects good personal hygiene and can contribute to a pleasant and comfortable working environment.

The correct answer is "Penerimaan, pencatatan, pengendalian, pengolahan, penyimpanan". This sequence of steps represents the proper handling of incoming letters or documents in a controlled card system. First, the letters are received, then they are recorded and controlled. Next, they undergo processing and finally, they are stored appropriately. This ensures that the letters are managed efficiently and effectively.

The correct answer is 17 Februari 2015. The question states that the letter was sent 5 days ago from the date Ayu Wulandari received it, which means the letter was sent on 17 February 2015.

Pada surat masuk yang memerlukan tindak lanjut, pimpinan biasanya akan menulis petunjuk atau instruksi pada lembar disposisi. Lembar disposisi digunakan untuk memberikan arahan kepada penerima surat mengenai tindakan yang harus diambil terkait dengan surat tersebut, seperti diteruskan ke departemen atau divisi yang terkait, ditindaklanjuti segera, atau ditanggapi dalam waktu tertentu.

The given characteristics of the letter, such as the date being on the right side, the signature being on the right side, new paragraphs being indented by 5 spaces, and the word "lampiran" (attachment) being placed at the bottom after the signature, indicate that the letter follows the semi block style.

Fumigasi adalah proses pemeliharaan arsip statis dengan menggunakan bahan kimia untuk membunuh dan mencegah pertumbuhan jamur dan hama. Dengan melakukan fumigasi, arsip statis dapat terjaga keawetannya dan tidak rusak akibat serangan jamur atau hama.

Penyusutan arsip bertujuan untuk menjaga ketertiban penataan arsip. Dengan melakukan penyusutan, arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus atau dipindahkan ke tempat penyimpanan yang lebih efisien. Hal ini membantu menjaga kebersihan dan kerapihan dalam penataan arsip, sehingga memudahkan akses dan pengelolaan arsip di masa yang akan datang.

Pembahasan :
Public service yang bergerak dibidang pelayanan jasa untuk hiburan dan seni adalah Jasa Pelayanan Entertainment, yang menyediakan pelayanan berupa hiburan dan seni bagi setiap konsumen

Pembahasan :
konsumen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghabiskan atau memanfaatkan barang dan jasa. Sedangkan produsen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghasilkan atau menciptakan barang dan jasa, sehingga kedua pihak tersebut dapat melakukan kegiatan ekonomi.
Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.

Pembahasan :
Pengertian perangkat keras komputer dan fungsi-fungsinya. Menurut wikipedia perangkat keras komputer atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk fisik (dapat disentuh).
Antara lain :
1. Input Device : Perangkat input atau masukan
2. Process Device : Perangkat yang menjalankan proses sistem komputer
3. Output Device : Perangkat output / keluaran, menghubungkan sistem keluar
4. Storage Device : Perangkat untuk menyimpan
Ad. 1. Input Device : Input device merupakan perangkat komputer yang memiliki fungsi sebagai input atau masukan, baik itu perintah maupun koneksi kedalam sistem komputer. Antara lain :
• Keyboard : berfungsi untuk mengetik huruf an angka serta perintah pada komputer
• Mouse : berfungsi untuk menjalankan perintah klik kiri dan klik kanan, menggerakkan pointer, serta menjalankan perintah dengan klik
• Touchpad : Touchpad berfungsi layaknya mouse, touchpad ini biasanya sebagai pengganti mouse dan biasa di jumpai pada laptop.
• Masih banyak lagi perangkat lainya seperti joystik, scanner, voice recognizer, dan lain-lain.
Ad. 2. Process Device : Perangkat ini merupakan perangkat yang berhubungan dengan fungsi pemrosesan dalam komputer itu sendiri. Antara lain :
• CPU / Processor : merupakan singkatan dari central processing unit atau yang juga dikenal dengan istilah processor adalah bagian terpenting yang menjalankan sistem komputer. Bisa di ibaratkan sebagai otak pada komputer.
• Memori / RAM (random access Memory) : Memori merupakan perangkat yang menyimpan proses kinerja komputer untuk sementara. Sehingga membuat pengaksesan data yang sama lebih cepat. Maka dari itu RAM besar berpegaruh pada kecepatan komputer.
• Motherboard : Merupakan perangkat yang menghubungkan perangkat keras komputer antara satu dan yang lain.
• VGA Card (Video Graphic Array) : Biasa juga disebut kartu grafis yang berfungsi untuk memberikan tampilan berkualitas pada layar komputer. Biasanya setiap mainboard sudah memiliki VGA bawaan, namun untuk kualitas beresolusi tinggi yang jernih VGA Card sangat diperlukan.
• Power Supply: berfungsi untuk menghantarkan aruslistrik sebagai pengontrol besarnya voltasi yang masuk ke komputer.
• Casing Unit: Merupakan tempat dimana semua perangkat disatukan.
Ad. 3. Output Device : Output device merupakan perangkat komputer yang memberikan output/keluaran, baik berupa tampilan visual, suara, maupun tampilan cetak, dan lain sebagainya. Antara lain :
• Monitor/ Lcd Monitor : berfungsi untuk menampilkan proses komputer dalam bentuk visual/ gambar
• Speaker : befungsi untuk mengeluarkan suara dari komputer
• Printer : untuk mencetak pada media kertas, dan sebagainya
Ad. 4. Output Device : Perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan untuk menyimpan data-data komputer.
• Hardisk : Perangkat penyimpanan utama pada komputer, biasanya tampil di komputer dengan sebutad Drive :C, Drive D, dan seterusnya. Tergantung pembagian partisinya.
• Floppy Disk : Biasa dikenal dengan sebutan disket, merupakan penyimpanan luar pertama, sangat populer semasa sitem DOS, lotus123, sistem komputer jaman dulu. Sekarang sudah jarang dijumpai dan mulai tergantikan oleh CD/DVD dan Flashdisk.
• CD/DVD : Penyimpanan ekternal berbentuk piringan yang bisa menyimpan data.
• Flashdisk : Perangkat penyimpanan eksternal yang saatini paling banyak digunakan karena bisa menyimpan dan menghapus data

The correct answer is "Keselamatan kerja" because it refers to the elements that support a safe working environment and physical well-being, which are essential for a healthy body and work environment. This includes measures and practices to prevent accidents, injuries, and occupational hazards, ensuring the safety and well-being of employees.

Pembahasan :
Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut :
1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan bising lainnya
2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik
3) Lampu penerangan yang ukup memadai
4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.

The correct answer is "Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...." because it acknowledges the caller's patience and informs them that they can now speak with the superior. This response shows gratitude and professionalism while addressing the caller's willingness to wait.

Pembahasan :
Etika secara Etimologi berasal dari bahasa Yunani adalah "Ethos", yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan. Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari- hari terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai nilai yang berlaku. Etika biasanya mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang kepantasan/etis sedangkan moral mencerminkan prilaku seseorang dari sudut pandang religius.
Etiket berasal dari bahasa prancis (Etiquette) yang artinya sopan santun atau tata krama yang harus dipatuhi dalam pergaulan, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara berbicara, dan cara bertamu dengan si kap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan formal atau resmi.

Pembahasan :
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan.

The correct answer is 9 Januari 2019 because the question states that the letter was sent 3 days ago from 11 Januari 2019. Therefore, if we count back 3 days from 11 Januari 2019, we will arrive at 9 Januari 2019.

Pembahasan :
Pengurusan arsip dengan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan berdasarkan pada abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system).
Dalam menetapkan prosedur penyimpanan dan penemuan arsip, terlebih dahulu adalah menetapkan indeks dan memberi kode pada arsip. Berikut peraturan mengindeks untuk nama orang dan nama perusahaan atau lembaga.
Peraturan Mengindeks nama orang
1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.



Peraturan Mengindeks nama Perusahaan
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh : :

Pembahasan :
Apabila laci penyimpanan tahun 2000 dibuka, maka terlihat isi laci adalah lembar petunjuk (Guide) dengan judul nama bulan. Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang diberi tanda tanggal (jumlah map sesuai umur bulan). Untuk arsip surat keluar tertanggal 1 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk (Guide) bulan Mei diletakkan di map tanggal 1. Demikian pula, arsip surat masuk tertanggal 2 Mei 2001 dan diterima pada tanggal 2 Mei 2001, disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan selanjutnya dimasukkan di map tanggal 2 Mei. Sedangkan surat masuk tertanggal 30 April 2001 dan diterima pada tanggal 5 Mei 2001, arsipnya disimpan di belakang lembar petunjuk bulan Mei dan disimpan di map tanggal 5 Mei. Jadi, Surat keluar arsipnya disimpan sesuai tanggal surat dan surat masuk arsipnya disimpan sesuai tanggal penerimaan surat

Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan adalah :
1. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.
3. Open-self file. Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan keatas.
4. Lateral files. Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.
5. Unit box lateral file. Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.
6. Lemari Cardex. Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang –kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.
7. Forlder (map. Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.
8. Guide (petunjuk dan pemisah). Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang 33 – 35 Cm
Tinggi 23 – 24 Cm
Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri)
9. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.
10. Kartu Pinjam Arsip. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga.
11. Hanging Folder. Adalah Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio. Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan. Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
12. Map Snelhecter adalah atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map, yang digunakan untuk menyimpan arsip yang penggunaannya sudah berkurang dalam kegiatan organisasi.
13. Odner. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran adalah sbb :
1. Alat tulis kantor (ATK), antara lain : kertas, buku tulis, potlot, pensil, rautan, bak surat, cap stempel, bantalan, ballpoint, karbon, penggaris, tinta, lem/perekat, dll.
2. Perabot kantor yang terdiri dari : lemari, meja dan kursi
3. Mesin kantor, yang terdiri dari :
a. Mesin penjilid (binding machine) yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menjilid warkat-warkat yang sejenis, buku, dsb. Pada proses penjilidan menggunakan alat untuk melubangi kertas yaitu perfurator dan binding file machine.
b. Mesin pemotong kertas (paper cutter machine) adalah mesin kantor yang digunakan untuk memotong kertas atau warkat yang akan dijilid atau memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran yang dibutuhkan.
c. Mesin pengganda (Duplicating Machine) adalah mesin yang digunakan untuk memperbanyak warkat atau surat sesuai dengan kebutuhan. Adapun berbagai jenis mesin pengganda adalah sebagai berikut : mesin stensil manual, mesin stensil listrik, mesin spirit duplicator, mesin fotokopi, risograf, dll.
d. Mesin ketik (typewriter) mesin tata usaha yang digunakan untuk menulis berbagai jenis warkat atau surat dengan huruf-huruf berbentuk huruf cetak.
e. Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan keterangan menjadi informasi yang lebih berguna sesuai keperluan.

The first step in determining the number of document recipients is to identify who will receive the documents. This step is crucial in order to ensure that the correct number of documents are prepared and distributed to the appropriate individuals. By determining the recipients beforehand, it becomes easier to calculate the quantity of documents needed and avoid any unnecessary printing or duplication.

Pembahasan :
Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan agar terjalin saling kesepahaman. Berdasarkan pada media yang digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan cara :
1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui lisan dan tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui tidak dengan tulisan dan lisan, melainkan melalui Gerak Tubuh (body motion), pakaian, karakter fisik, kebiasaan menyentuh (touching behavior), proksemik, paralinguistik, artifak, faktor lingkungan.
3. Komunikasi linear adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan, baik berupa komunikasi yang dilakukan secara tatap muka maupun komunikasi yang dilakukan melalui media tertentu.

Pembahasan :
a. Buku ekspedisi ekstern adalah buku pengiriman surat yang digunakan untuk mencatat surat keluar kepada pihak lain diluar organisasi.
b. Lembar disposisi adalah lembar tindak lanjut terhadap isi surat yang merupakan perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
c. Kartu Kendali adalah kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dengan sistem kearsipan pola baru. merupakan sebuah lembar isian pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
d. Lembar pengantar surat adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
e. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

Pembahasan :
Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat.

Pembahasan :
Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu :
a) Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
b) Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirimi surat.
c) System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
d) Sistem kearsipan berdasarkan subjek merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
e) Sistem kearsipan berdasarkan tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide (penunjuk arsip) Maret

Pembahasan :
a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
b. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan

Pembahasan :
Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara/Daerah.

The correct answer is "Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing." This is not considered a threatening or suspicious conversation because using informal language towards someone who is not familiar or foreign is not necessarily indicative of any harmful intent. It may simply be a communication style or a lack of awareness of appropriate language use. The other options, such as refusing to disclose one's identity, speaking loudly and impatiently with a tendency towards rudeness, using unfriendly and nonsensical words, and mentioning one's identity at the beginning of the call, can be seen as potentially threatening or suspicious behaviors.

A visa is a travel document that is given to citizens who are granted permission to leave their country and travel to foreign countries. It is a form of official authorization that allows individuals to enter, stay, or leave a particular country for a specified period of time. A visa is typically issued by the embassy or consulate of the country that the individual wishes to visit. It is an essential document for international travel as it ensures that the traveler has met the necessary requirements and has been granted permission to enter the foreign country.

The correct answer is "dikirim melalui jasa paket" because when distributing meeting minutes to parties who are far away, using a courier service is a reliable and secure way to ensure that the documents reach their intended recipients in a timely manner. Sending it through regular mail or email may not provide the same level of security and assurance of delivery.

Pembahasan :
Pengolahan data terdiri dari :
a. pengumpulan data/informasi
b. memilah data/informasi
c. menyimpan data/informasi
d. mengambil data kembali untuk diolah menjadi data terbaru
e. mempresentasikan atau melaporkan hasil pengolahan data

Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas

The correct answer is "R A P B N" because it stands for "Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara" which translates to "Draft State Revenue and Expenditure Budget". This is the term used to refer to the draft law on the state budget that is prepared by the Executive branch and discussed by the Judiciary branch.

Anggaran pendapatan negara adalah jumlah uang yang diperoleh oleh negara melalui berbagai sumber, seperti pajak dan penerimaan lainnya. Dalam daftar yang diberikan, semua pilihan adalah sumber pendapatan negara kecuali subsidi BBM. Subsidi BBM adalah pengeluaran negara untuk memberikan bantuan kepada masyarakat dalam membeli bahan bakar minyak.

The correct answer is "Eksekutif." The executive branch is responsible for formulating the budget for both the regional and central governments. They are in charge of planning and allocating funds for various departments and programs based on the government's priorities and needs. The executive branch also oversees the implementation and management of the budget once it is approved by the legislative branch.

The correct answer is "Kas kecil Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K)". This is because the method used is "dana tetap", which means fixed funds. In this method, the petty cash is replenished with the same amount as the expenses incurred. Therefore, the petty cash account is debited for the amount spent (Rp. 225,000) and the cash account is credited for the same amount.

The given transactions are all expenses that would cause a decrease in the petty cash fund, except for "pengisian kembali" which means "refilling" or "replenishing". Refilling the petty cash fund would actually increase the amount of cash available, so it does not cause a decrease in the fund.

The given characteristics of having the date on the right, the signature on the right, new paragraphs indented by 5 spaces, and the word "lampiran" (attachment) placed at the bottom after the signature indicate that the letter is in semi block style.